Asistent director / Office Manager

Zazitex
companie specializată în MARKETING DIGITAL ȘI SOLUȚII IT
își extinde echipa.
Suntem în căutarea unui coleg/colege pentru funcția de:

Zazitex, companie activă în domeniul IT și comerț, își extinde echipa și este în căutarea unui Asistent Director / Office Manager organizat, responsabil și autonom.
Căutăm o persoană care să preia integral organizarea zilnică a activității directorului și a oficiului: agendă, sarcini, comunicare, documente, furnizori și administrare. Directorul lucrează preponderent de la distanță, astfel încât persoana va gestiona oficiul și fluxul operațional fără prezența fizică a acestuia, având contact direct și permanent cu el.

Responsabilități

• Asistarea directorului în organizarea și coordonarea activităților zilnice, în lipsa prezenței fizice a acestuia în oficiu;
• Gestionarea completă a agendei directorului: programări, întâlniri, priorități, reamintiri;
• Urmărirea sarcinilor, termenelor și deciziilor stabilite în sistemul intern de gestionare a sarcinilor și în CRM; follow-up activ cu managerii și responsabilii până la finalizare;
• Transmiterea mesajelor și instrucțiunilor directorului către echipă, clienți, parteneri și furnizori;
• Redactarea, traducerea și trimiterea de e-mailuri și documente în română, rusă, engleză și germană, cu ajutorul instrumentelor AI;
• Efectuarea apelurilor telefonice către furnizori, instituții și parteneri; negocierea de oferte și prețuri mai bune;
• Organizarea ședințelor: pregătirea informațiilor, notarea deciziilor, urmărirea acțiunilor stabilite;
• Pregătirea, printarea, scanarea, semnarea și transmiterea documentelor; organizarea curieratului;
• Administrarea oficiului: comenzi de consumabile, cafea, echipamente, mentenanță, relația cu furnizorii de servicii;
• Plata facturilor de utilități și a serviciilor curente; verificarea și transmiterea facturilor către contabilitate;
• Evidența absențelor, concediilor și prezenței angajaților; administrare HR de bază (cereri, documente de angajare, dosare, comunicare cu firma de contabilitate);
• Organizarea deplasărilor și călătoriilor de afaceri;
• Identificarea și soluționarea operativă a situațiilor administrative curente, fără a aștepta instrucțiuni pentru fiecare pas;
• Automatizarea sarcinilor repetitive cu ajutorul instrumentelor AI și Google Workspace: evidența absențelor, urmărirea facturilor, remindere de termene, rapoarte săptămânale;
• Aplicarea procedurilor de lucru (SOP) și a prompturilor AI existente; testarea lor în practică, semnalarea problemelor și propunerea de îmbunătățiri;
• Întreținerea bazei de furnizori, a șabloanelor de documente și a bazei interne de cunoștințe.

Cerințe

• Studii superioare, preferabil în domeniul economic, management, administrare sau similar;
• Minimum 2–4 ani de experiență într-un rol de Asistent Director, Executive Assistant, Office Manager sau similar;
• Română și rusă la nivel avansat, scris și vorbit (obligatoriu); engleza și germana reprezintă un avantaj;
• Utilizarea zilnică a instrumentelor AI (ChatGPT, Claude, Gemini sau similare) pentru redactare, traducere, sinteză și organizare (obligatoriu);
• Interes real pentru automatizarea muncii administrative; experiența cu formulare, Sheets, automatizări (Apps Script, Make, Zapier, n8n) reprezintă un avantaj;
• Cunoștințe bune de Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive, Sheets) și disponibilitatea de a lucra în CRM și în sistemul intern de gestionare a sarcinilor;
• Permisul de conducere categoria B reprezintă un avantaj;
• Flexibilitate în program atunci când situația o cere (obligatoriu);
• Abilități foarte bune de organizare, prioritizare și gestionare a timpului; capacitatea de a urmări simultan multe sarcini și termene;
• Abilități de comunicare telefonică și de negociere;
• Inițiativă, autonomie și orientare spre soluții; capacitatea de a lucra fără supraveghere directă;
• Atenție la detalii, responsabilitate și discreție în gestionarea informațiilor confidențiale.

Ce oferim

• Salariu competitiv, stabilit în funcție de experiență și competențe;
• Rol cu impact direct și acces la deciziile companiei, în relație directă cu directorul;
• Activitate într-o companie din domeniul IT și comerț;
• Mediu de lucru profesionist, dinamic și internațional;
• Instrumente moderne de lucru (AI, CRM, Google Workspace);
• Posibilități reale de dezvoltare profesională și creștere în cadrul companiei;
• Oficiu modern și confortabil în Chișinău;
• Program de lucru: 09:00–18:00, luni–vineri, în oficiu.

Aplică
Dacă ești o persoană organizată, care preferă să rezolve lucrurile fără să fie împinsă de la spate, trimite-ne CV-ul la hr@zazitex.com
Vor fi contactați candidații selectați pentru etapa de interviu.

E-mail: hr@zazitex.com